关于加强下属经营单位赊销业务管理的补充规定

 

为了加强赊销业务的管理,降低收款风险,在公司财务管理暂行规定和仓库管理办法的基础上,制定本补充规定。

一、客户资信评估

采用先发货后收款的销售业务属赊销业务。对此类业务的客户,各经营单位必须分户设立客户档案或台账,要取得对方的营业执照复印件、个人客户的身份证复印件等资料并存档,要有各经营单位负责人签署的赊销额度,并至少每年进行一次资信的再评估并调整赊销额度。对客户的赊销余额不得超过批准的赊销额度。

二、合同

凡一次性超过万元的赊销业务或年度累计赊销超过2万元的赊销客户必须签订具有法律效力的购销合同。合同中必须明确只能采取银行转账支付方式。如对方要求开具全额发票,采用分期付款方式,支付余额时必须采用银行电汇结算方式,如采用其他银行转账支付方式应明确规定对方支付余款必须以我方出具的盖有财务专用章的收款收据为依据。赊销必须确定责任人、推行联销联收责任制。

三、发货

发货时须由销售部门填制发货单,发货单须有单位负责人或销售主管在审核了销售合同并确认不超过该客户赊销额度的前提下签批。

1、客户自提:销售部门在确认提货人身份后,由提货人和我方业务员在发货单上签字,保管员方可发货。

2、直接送货:我方送货人在发货单上签字后,保管员予以发货,送达后取得对方的收货证明须及时交到保管员处,发货后五日内没有收到对方的收货证明必须向单位负责人报告,1个月内没有收到收货证明并且也没有收回货款的必须书面向公司企管部报告。

3、通过运输单位送货:我方业务员在发货单上签字后,保管员予以发货,业务员取得承运人的货运证明后交给保管员,货物送达后要向收货人取得收货证明的传真件或邮寄件(金额较大者),交给保管员,若发货后五日内没有收到货运证明,十五日内没有收到收货人的收货证明,保管员必须向单位负责人报告;若1个月内没有收到上述证明材料也没有收到货款,保管员必须书面向公司企管部报告。

4、不设成品库的产品项目和施工项目、劳务项目,也可以在销售部、工程部之外设一名专职或兼职统计人员负责业务登记,保管并登记收货证明、工程验收单等资料,行使上述保管员的相关职责。

四、开具发票

1、开票时若已收到对方全部货款,可将货款交至财务后直接开发票。

2、开票时若未收到对方全部货款,应填制一式两联挂帐单,由单位负责人审批后到财务科开发票,发票送达对方若不能收到全部货款需取得发票签收单或由对方有关人员在挂帐单的发票签收人栏签字。

五、收款

持发票到对方收款或挂帐时,若对方要求提供收货证明的,业务员持单位负责人或销售主管的批条到保管处领取收货证明,并持财务科开具的出库单到保管员处核销发货单。

六、对账

若在合同规定的收款日期内没有收到约定的货款,每年至少与对方对账一次,要制订具体的收账措施,落实具体的责任人(原则上应为该业务的联系人),并对该客户重新进行资信评估。

七、记录

业务部门和保管员应分别对每个客户的发货、结算情况详细记录并每月核对一次,核对情况报校产财务科备案。

八、销售主管、业务人员的管理

销售主管和负责送货、收款的业务员必须是学校在编职工或签订正式劳动合同并由公司统一缴纳养老保险的人员,公司人力资源部现场核保,如特殊情况下没有符合上述条件的业务人员,由单位负责人提供担保。

九、责任

对不遵守本规定的部门、单位和个人,公司将责令限期整改并通报批评,造成经济损失的,将追究当事人和主管人的经济责任。


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